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餐饮企业如何选择最适合的电子发票,万字长文告诉您如何选择?_市场-红板凳餐饮软件
发布时间:2020-10-23   作者:红板凳   浏览次数:29 次
2020年10月22日后需要运维成本,动辄几十万上百万的投入,一般的餐饮企业较难接受。

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6.第三方通用电子发票系统适用于连锁餐饮企业吗?

那前文说到的,市场上通用的第三方电子发票系统能否拿来直接用于连锁餐饮企业?我们的观点,如果是一些小饭店,单店,可以尝试一下,但是对于一些连锁餐饮企业,我们不建议用这种通用的第三方电子发票管理系统。

原因如下

1、怎么管理开票人员:这种通用电子发票管理系统主要适用于普通小微企业,每天的业务量不大,开票量不高。开发票主要是老板或者财务人员来处理,开票人员范围小,涉税人员较少。而餐饮企业开票人员主要是门店收银,店长,经理多人兼人。开票人员范围广,涉税人员复杂。

2、开票方式风险防护措施 : 这种通用电子发票系统的开票方式,提供一个开票APP,开票APP作用就是输入金额后,可以生成一个开票二维码。消费者扫一扫二维码,就可以开出金额对应的电子发票。

这样消费者和前台开票员流程是简单了,但是对于后端的财务人员却是灾难。这种手动输入金额开票的方式,缺少传统纸质发票的底联,消费者的收银底联,支付底联等凭证,这些付款凭证没法和电子发票关联起来。

如果门店人员多输金额,多开发票,如何去防范呢?

3、账户泄露异地开票如何解决: 这种开票APP可以安装在任意一台手机,PC上,开票员通过账号密码登录后,就可以随时随地开具电子发票出来。就是说,我人在北京,也可以把上海的发票开出来。对企业而言,相当于把自己的大门打开,只要有账号密码的可以随时进来开发票。这对人员流动率超高的餐饮企业而言,风险不言而喻。

4、查询后台的设计是否满足餐饮企业特点:这些通用电子发票管理系统提供的查询后台,也没有针对餐饮企业的特点进行优化设计。餐饮企业多存在多税号,多门店的管理方式。如果一个餐饮连锁企业有多个税号,那查询每个税号的开票情况需要登录不同的账号。如果一个税号下面存在多个门店,那每个门店具体开了多少发票也难以查询?

5、税控服务方面是否有效解决:在税盘接入方案上,如果采用PC接入方案,门店势必还需搭配一台开票电脑。而开票电脑的死机,开票软件的死机,网络中断都会影响门店的实际开票体验、

所以这种通用平台的电子发票产品做做小微企业还行,做连锁餐饮企业,风险太大。

综上所述,定制化电子发票挺好,但是开发成本高,运维成本大,餐饮企业上不起,用不起。而通用第三方电子发票平台仅适用于一些小微企业,不适用有一定规模和开票量的餐饮企业。

7.单单计电票通,专注餐饮行业电子发票

我们推出的单单计电票通产品,是国内针对餐饮行业来研发的电子发票管理系统。

我们采用了SAAS模式,让餐饮企业用可以更低的成本,上线专业级的电子发票系统,具有定制化系统的体验。

下面我们来看看单单计电票通的电子发票系统,是怎么适用餐饮行业的?

我们前面说过,一个完善的电子发票系统,需要有开票数据平台,受票数据平台,电子发票管理平台,对接税务系统的平台。

单单计电票通平台也是搭建了这几个平台,不同于市场上其他产品,单单计的这几个平台都有自己独特的方案。

(1)单单计开票数据平台

我们先来看市场上定制的电子发票方案是如何解决开票数据获取问题的?

市场上常见的追打方案,类似星巴克,麦当劳的电子发票方案,是在收银小票后面追打二维码出来。这个小小的二维码,其实需要打通整个收银ERP系统的,技术含量蛮高的。针对快餐,咖啡这种预收款,小金额,并且追求效率的场景而言,这种方案还是可行的。

但是对于大多数中餐为代表的餐饮企业,这种方案却带来了不便

1、消费者可能有多种开票诉求,比如把几张小票合在一起开整张的。或者由于企业自身报销制度,需要把一个大额的发票小票分成多张开出来。

2、企业方面,也担心每张收银单据都携带开票二维码,会增加消费者开票的频率,因为大多数中餐企业的金额都偏大,如果每张收银单据都可以携带二维码,如果有人来收集这种可以开发票的收银小票进行倒卖,这会增加企业开票金额,占用企业的发票号段。这种情况如何防范?

3、从环保角度,每张小票都需要追打二维码,那岂不是非常浪费小票用纸?还有如果小票二维码打印的不清晰,消费者无法成功扫码该如何处理?

因此对于大多数中餐企业而言,最希望的是还是和原有流程一样,消费者要发票,我再给开票二维码。不要发票,可以不给开票二维码。而且更好可以根据消费者的实际需求对开票金额进行调整。

针对这种情况,我们的解决方案是在门店提供专用的开票APP程序,但是我们的开票APP程序和市场上通用的第三方开票APP不同的是,我们是用已经打印出来的收银小票数据来作为开票凭证,生成的每张开票二维码的背后都是关联一个或者若干个收银小票。这就确保了每张开出的发票都是有据可查的。

我们是如何获取收银小票数据的呢?这就是单单计的核心技术之一,我们自主研发门店数据采集设备单据宝,通过打印机接口实时采集到收银系统的收银小票数据,通过门店单据宝,我们可以接入市场上99%的收银软件系统,无需客户更换收银系统,极大程度的保障了客户原有投资。

通过对收银小票的数据采集,可以获取收银小票单据号,收银金额等关键信息。也就给开票APP提供了更好的开票凭证。

此外,这个开票APP程序还针对餐饮企业的一些实际特点,提供拆单,合单,打印发票等功能。可以灵活适应门店的复杂开票环境

针对餐饮门店的网络有时候不稳的情况,我们设计的开票二维码支持在离线的情况下也能生成。但最终是否可以开出发票还是需要在云端校验是否获得这张小票,这样就更大范围的避免了开票风险。

但提供了这样一个开票APP,我们也同样会面临账号泄露的可能,造成企业涉税的风险。为此我们又加了一层验证,这个开票APP只能通过我们部署在门店单据宝进行验证使用,后台甚至可以限制账号登录的时间,这样就确保开票的场景一定在门店实际完成的,这极大程度的避免了账号的泄露风险。

目前单单计也在内部研发一个自助版的产品,可以让大多数红板凳的门店,可以用最少的人工实现开电子发票的场景,同时不像市场上星巴克那种追打的方案每张都出二维码。

但无论哪种开票方案,我们的产品逻辑,开票的二维码一定要基于真实的销售凭证,并且是可以被控制的。客户需要开票,可以给客户展示出来,不需要开票,可以不用展示。

单单计始终把安全和风险防范放在产品设计的首位

(2)单单计受票数据平台

针对消费者递交开票信息的环节,我们在微信平台上专门设计了开票页面,客户通过微信扫一扫二维码即可提交开票信息。并且支持模糊税号查询,消费者只要输入自己公司的抬头,系统就可以带出税号的信息,开出的发票可以直接加入到微信的卡包,也可以随时发送到指定邮箱,极大的增强消费者开票体验。而且开票页面也支持门店定制logo,增强餐饮企业的品牌宣传。

开票平台、受票平台主要是给门店收银员和消费者使用的。因此我们在保证数据安全的前提下,重点提高门店的开票体验和消费者的开票体验。

市场上的通用的第三方电子发票系统和单单计电票通系统虽然看起来形似,都是打印二维码给消费者,消费者扫描开票,但是本质上是两种截然不同的产品。

一个是收银员随便手输金额打印二维码,另一个是每张开出的发票背后都对应一笔真实交易。

一个是开票APP随时随处可以开票,另一个是开票APP只能在门店范围打开,脱离门店无法使用。

这能是一个产品么?

(3)单单计电子发票管理平台

我们再来聊聊电子发票管理后台。电子发票管理后台也是单单计电票通设计的重点。

前文提到过,由于后台设计是难以直接感知到,所以市场上很多第三方通用的电子发票产品,在这方面设计的极其敷衍。

甚至有些电子发票产品,消费者的开票页面,前台做的非常华丽,但是发票管理后台做的非常薄弱,所有的开票数据,pdf文件都在开票电脑上面。查询报表,查询功能都欠奉。

设想一下,如果开票电脑死机,或者崩溃,而这些pdf文档没做好备份。那相当于丢失了所有的开票数据原件。这对企业而言就相当于丢失了发票,涉税风险是巨大的

我们在市场上调研得知,很多餐饮企业兴冲冲的上线了这种通用型的第三方电子发票系统,但最终没用多久就束之高阁,最终又用回了纸票。

其中主要原因之一就是餐饮企业的财务人员没法去有效管理所有已经开出的电子发票,甚至这种电子发票给企业造成了一定的涉税损失。

当我们再去拜访这些已经上线过电子发票的财务人员时候,大多数人就直接告诉我们电子发票,非常不好用,我们不会再用了,电子发票导致我们管理起来非常麻烦。而他们的共同特点是曾经选择过市场上的这种第三方通用发票系统。一旦被伤害,再次想让他们重新上电子发票难度更大。

因此,我们认为一个的电子发票产品,应该把整个电子发票管理后台放在产品设计的重中之重。应该把以财务人员为主的餐饮企业管理层的使用习惯和需求放在发票管理平台的首位。

、电子发票管理后台一定是基于SAAS的,发票数据应该可以实时存在云端。便于客户实时查询,如果消费者丢失了发票,也可以非常便捷的通过电子后台系统再给消费者发送发票。而且发票数据在云端,也便于集团总部集中处理冲红等的非常规发票操作。尤其对于一些连锁餐饮企业,发票文档存储在云端,免于定期寄送发票,保存发票之苦。

并且SAAS化的发票管理系统,软件厂家可以不断的进行系统升级和维护,除了保证系统不断紧跟最新税法政策外,还可以把一些新的功能不断升级。让企业一直用上最新,更好用的电子发票管理系统。

SAAS化系统,对餐饮企业投入的成本更低,免去了定制开发之苦,每年只需支付一定的系统租用费用,即可快速上线电子发票,企业只需按照实际门店经营情况付费即可,成本可控

第二、电子发票管理后台一定需要适应餐饮企业的不同发展阶段。餐饮企业有一照一址的经营特点,再加上投资主体不同,会造成餐饮企业的组织比较繁杂。我们见过有一个餐饮集团下面有多个独立法人实体的子公司,每个子公司就是一个独立核算的经营门店。

也见过某餐饮集团在一些城市就是一个独立法人,在这个城市的每个门店都是这个独立法人的分公司,分公司管门店的运营模式。更多的情况,我们还见过混合的组织机构。

再加上餐饮企业发展是高速的,包括财务人员在内的餐饮企业的人员组织变化也非常快。

因此在设计餐饮电子发票后台的时候,一定要考虑到餐饮企业这种实际的情况。设计适用支持多个门店,多个税号的管理,支持多账号,多权限的分配机制,可以灵活适应餐饮企业不同发展阶段,使得餐饮企业在从一家两家到十家,乃至上百家的发展过程中,都可以不断来支持。

第三、一个好的电子发票后台应该在数据挖掘方面做到更佳,给企业提供更多的增值服务。

的金税三期为何强大,核心点在于数据的打通,通过小小的税号和开票项目,借助大数据,可以打通进销双方,洞察数据背后的价值。

同样的,餐饮企业在上线电子发票后,也获取到了相关数据,因此好的电子发票后台应该利用好发票数据来为企业自身的管理做辅助决策

好的发票管理系统应该可以随时调取出任何一个已经开出的电子发票,可以看到这张发票开出来的前世今生,是基于哪个原始收银小票被开出来的?几点开的?被谁开的?开给谁?开了多少钱?这些数据都是可以在后台查看到的。这样一旦出现风险,可以马上定位到具体的负责人。

这种数据,你不需实时去关注,但是一旦发生事情,就可以调出来历史轨迹,还原现场。

而在营销端,可以通过发票数据,可以看到哪些企业在哪些餐厅消费比较频繁。哪些地方的餐厅商务宴请的比例更高一些,那是否可以针对这些餐厅特别调整菜系组合?对于一些主打商务宴请的餐饮企业而言,这方面数据明显更具有价值。这些数据可以实时统计,实时跟踪,更有利于企业的营销决策。

企业也可以通过大数据来进行风险自查自纠,让自己具有内部税务稽查能力,及时看到自己企业的内部存在的一些涉税风险点,可以通过实时预警的方式及时给企业管理层进行通知,企业及时调整风险,避免税局稽查科找上门。

绝大多数的餐饮企业,一旦度过了早期的生存期,到了稳定发展期,更应关注涉税风险,因为门店数量众多,由于门店管理漏洞造成的被税务局稽查是非常冤的。像笔者的那个餐饮企业朋友,如果有一个完善的电子发票管理系统,一定可以避免那种被门店员工开大额发票的事情发生。

所以,一个SAAS化,架构灵活适应,并具有强大的数据分析能力的电子发票管理系统,才是我们心目中理想的电子发票管理系统,这也是我们单单计电票通系统一直努力的方向。

(4)单单计税控接入平台

无论什么样的电子发票系统,最终总归要和税局产生联系,因此税控接入系统也是电子发票的一个重要组成部分。

前文有说过,从考虑成本和实现便捷性考虑,市场上绝大多数的第三方电子发票的税控接入方案都是 基于PC端开票软件 来实现电子发票开票功能。

基于PC端开票软件的好处就是便宜,方便,利用客户手头的税控盘就能直接开具电子发票。但是缺点也很明显,就是开票的时候税控盘需要一直插在一个联网的电脑上,同时需要一直打开开票软件。 一旦网络断了,或者开票电脑死机,休眠。或者病毒感染等情况,导致开票软件死机。这种情况下,电子发票是无法正常开具出来的。

再加上一个税控盘只能接入一个电脑。所以如果税号比较多的餐饮企业想用这种方案,必须去红板凳多台电脑才能解决不同税盘接入的问题。而且如何解决电脑在无人值守的情况下不稳定,死机的情况?

我们曾经见过一个餐饮企业,就采用PC端开票软件的这种电子发票解决方案,他们的开票二维码小票提示,每天10:00-22:00之间电子发票可以开。究其原因,就是他们开票电脑在门店,门店每天10:00-22:00营业,电脑开着的,可以开电子发票,关了电脑的时段,就不能开了。

您说这种方案对消费者体验能好么?更不用提开票电脑自身的维护工作量了。以前开纸票,开得出,开不出还能看得到。现在开电子发票,开得出,开不出无法很直观看到。岂不是更难管理?还要避免客诉,这也是餐饮企业上线这种PC端开票软件需要解决的问题。

税控服务端除了PC开票软件方案外,没有其他更好方案了么?

经过我们的多方寻找,最终发现了市场上另外一种非常好的解决方案,这就是北京票通信息技术有限公司(大帐房)自主研发的税控云盒方式。

通过税控云盒的方式。就是把税控盘放在一个可以上网的小红板凳里面。这个红板凳直通云端,通过云端的服务器来调用每个税盘的接口,而这个云服务器和各地的税局进行联网。相当于一个云端有一组大型的开票服务器,而这个开票服务器可以同时连接很多税控盘。

这种好处,只要税盘放在云盒里,云盒可以上网,就能保证电子发票的开出。而且云盒可以同时接入百旺和航信的税控盘,兼容性。

这种方案 ,使我们眼睛一亮,我们认为它是最适合餐饮行业的一种税控盘的接入方式

虽然这种方案的成本明细要高于市场上的那种依托PC开票软件的方案,但是我们觉得这才是真正适合餐饮行业的方案,经过和北京票通深入交流后,我们选择了北京票通作为单单计电票通的税控端合作伙伴。我们也相信,北京票通的云盒方案一定在电子发票市场上占有越来越重要的位置。

确认合作后,我们对票通的云开票服务器的接口进行了细致的对接,经过几个月的不懈努力,单单计电票通完美的打通了票通的云服务器。

每条开票数据,在经过认证后,都会通过单单计电票通平台直接发给票通服务器,票通服务器开票完成后再回传给单单计电票通平台。通过我们的发票管理后台来对所有已开发票进行管理和分析统计,整个过程秒级完成。

同时我们的电票通后台也会实时扫描每一条开票数据,如果遇到开票失败的情况,单单计系统除定期尝试再次推送开票数据外,也会自动推送相关日志给我们后台技术人员来分析处理。如果由于客户税盘掉线等原因,系统也会及时通过短信,邮件等方式通知给商户。

通过和北京票通的合作,单单计电票通的税控接入方案得以完美解决,在此我们非常感谢北京票通在单单计电票通业务上的大力支持和帮助。

讲了这么多电子发票背后的故事,餐饮企业选型电子发票总结几点:

1、在数据接入环节,供应商如何把握开票风险?是否可以保障让每张电子发票的开具背后都是一笔真实的交易?毕竟每个开出去的发票都是需要缴税的。

2、在受票方环节,消费者能否顺利拿到发票?消费者是否有便捷的方式可以拿到自己开具的电子发票?

3、在电子发票管理环节,供应商是否有完善的管理后台?可以随时查询调取任意一张电子发票,进行处理?并且有完善的报表分析能力来帮助企业发现涉税风险和数据挖掘。供应商的系统是否可以适应企业发展的不同阶段?

4、在税控服务方面,供应商是否有完善的税控服务经验? 接入税控服务方式是采用开票软件方式?还是云服务器方式?或者税控卡方式?方式的不同都会影响成本和体验。

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尾记

这篇万字的长文几经修改,终于可以面世。应该是目前市场上针对电子发票市场分布较为详细的一篇文章了。

回想从去年7月,我们选择把餐饮企业电子发票产品作为下一阶段的核心产品增长点,我们从对市场上大多数餐饮企业的开票痛点进行梳理,到选择合适的税控服务商。从0开始构思和规划,从一个原型产品到最终产品正式上线。

这里面投投入了我们的大量心血,同时也感谢很多餐饮企业给我们的理解和信任,还有建议。让我们在产品设计方面少走了很多弯路。

随着单单计电票通的正式上线,我们平台上商户的数量也越来越多,越来越多的商户给了我们信心,让我们坚信电子发票业务大有可为。

我们希望,通过单单计电票通,让餐饮企业在涉税业务方面更加透明,更加高效。减少重复的人力活动,让餐饮企业的财务人员更多精力的投入到财务管理的工作上去。

用数据赋能,推动餐饮企业财税智能化发展,这是单单计努力的目标和方向。

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